Lägga ut mötesbokning externt är inte värt besväret!

Har haft en ny upplevelse av hur man lär sig den hårda vägen. För att ni andra skall slippa göra samma misstag så får ni här ett varningens ord på vägen vad gäller mötesbokning. I våras funderade vi i ett av de bolag som jag har intressen i att använda oss av externa mötesbokare för att få till våra möten med potentiella kunder. Att ringa kalla samtal är ju inte det roligaste som finns ens om man är säljare.

Både bolagets VD och jag var egentligen tveksamma till om det skulle fungera eftersom det handlade om relativt komplexa tjänster som skulle säljas in. Men, eftersom vi aldrig provat tidigare så kände vi att vi nog borde testa innan vi avfärdade idén. Man måste ju vara ödmjuk inför sådant man aldrig provat innan.

Efter att ha träffat ett par olika företag som sa sig kunna leverera bra möten även i vår specifika bransch så skrev vi avtal med ett av dessa för en initial testperiod. Nu såhär fem månader senare så har det visat sig vara ett stort misstag.

Hur som helst. Efter att vi valt leverantör för våra mötesbokningar så gick vi tillsammans med leverantören igenom de tjänster som skulle säljas varefter leverantören tog fram ett manus för mötesbokarna. Eftersom leverantören rimligtvis borde vara bäst på att lägga upp manus för att få till möten fick de fria händer utifrån vad vi berättat om tjänsterna.

Leverantören av mötesbokningarna påpekade att de inte ville att vi skulle ringa och bekräfta mötena efter att de bokats. Anledningen var att vi då riskerade att de skulle avbokas på grund av att den potentiella kunden kanske hade fått något annat som måste prioriteras. Vi tyckte att det lät lite skumt eftersom det inte riktigt är det sätt som vi normalt arbetar på, men vi är inga säljare så – why not?

Efter ett tag med lång tystnad så började leverantören få till lite möten och det verkade som om vi faktiskt hittat en lösning som kunde fungera. Tyvärr så grusades dessa förhoppningar snabbt när vi väl kom till de bokade mötena. I en del fall fick vi till och med vända i dörren eftersom den potentiella kunden inte ens hade hört talas om att de hade ett möte. Att inte bekräfta mötena kändes numera som en rätt dålig idé.

Kvalificeringen av kundernas intresse för våra tjänster var inte heller den bästa. I stället för att som normalt få en avslutsfrekvens på någonstans kring 70-75 % så hamnade den på 0 %. Efter nya diskussioner med leverantören och påpekande om att kvalificeringen måste göras bättre samt att i alla fall leverantören måste bekräfta mötena innan vi tar dem så skulle bristerna förhoppningsvis rättas till.

Nya försök gjordes nu efter att de första mötena hållits och feedback till leverantören lämnats. Nu borde det väl ändå fungera. Under veckan efter som jag själv gick på möten visade det sig att 2 av 5 potentiella kunder inte ens hade en aning om att de hade möten. En av kunderna var till och med mammaledig! Hur lyckas man som leverantör med en sådan sak?

Det givna svaret är såklart att leverantören haft noll koll på vad de rekryterade mötesbokarna sysslat med. Någon annan förklaring finns inte! Leverantören har ju knappast chansat på att vi inte skulle märka det. Och om leverantören har noll koll så måste ju vi ha desto mer kontroll för att det hela skall fungera. Om vi måste ha kontrollen även i de fall vi använder externa mötesbokare – vad är då poängen?

Slutsatsen vi dragit har i alla fall blivit att det inte går att lämna över mötesbokningen till externa parter. I alla fall inte om vi pratar om kalla samtal. Arbetet med att kvalificera kunden och sälja in mötet måste göras av den som har bästa möjliga kunskap om det som skall säljas dvs vi själva.

Därför kommer vi istället att anställa en eller ett par ambitiösa studenter på halvtid för att hjälpa till med mötesbokningarna. Då kan vi utbilda dem och coacha dem på rätt sätt och funkar det så kan de sedan gå in i den övriga organisationen när de tröttnat på mötesbokning. Förutom att det blir både billigare och bättre så vet vi att vi slipper förbereda oss och springa på möten som bara vi känner till!

Av Stefan Mahlstein, Entreprenör

Har nu testat ett nytt bolag och det finns faktiskt ett bra mötesbokningsföretag – Bisfront! Bisfront hade en bra initial genomgång och kvalificering av de som skall ringas. De levererar även bra möten med rätt personer som faktiskt är intresserade av våra tjänster! Mer kan man inte begära!

13 thoughts on “Lägga ut mötesbokning externt är inte värt besväret!

  1. Daniel

    Härligt att fler har insett bokningsbolagens kvalité, själv har jag bokat möten till våra säljare i 3 år, bokar ca 70 möten/mån utan att lyfta luren en enda gång, kanske inte världens mest glamorösa jobb men med tanke på hur bra jag presterar så kan jag ända bjuda morsan på en resa till thailand varje år 😉

  2. Stefan Mahlstein

    Passar på den frågan av hänsyn till leverantören, men du får gärna maila och stämma av om det är någon som du tänker använda och vill dubbelkolla att det inte är samma.

  3. Henrik

    Intressant. Nu låter det ju som rena rama skojare om personen som skulle vara inbokad på möte till och med var mammaledig. Jag hittade din artikel när jag ville läsa upp mig lite på mötesbokning för att jag tänkte att vårt schemalagda utskicks-verktyg, Otto, skulle kunna få till fler avslut om det användes både före en mötesbokning för att besöket bättre skulle känna till vad det rörde sig om, och efter som uppföljning, men det låter som om ”före” är avgjort viktigast för att i alla fall inte slösa tid på möten där mötesdeltagarna inte vill kännas vid att de har möte! 🙂

  4. Camilo

    Stefan: Det finns ingen annan förklaring än att leverantören måste ha varit oseriös. Naturligtvis bekräftar man att mötet skall genomföras innan man skickar ut en säljare dit. När det gäller kvalificeringen är det viktigt att ni som kund specificerar exakt vilka kriterier som ska gälla för att mötet skall kännas relevant (omsättning, antal anställda, år i branschen), det mesta kan segmenteras ut. När mötesbokaren sedan bokar möten skall dessa kriterier stämmas av, annars skall mötet bokas av på direkten (av bokaren själv).

    Ge det en chans till, det lönar sig!

    1. Stefan Post author

      Så var det säkert – nu kör vi dock allt internt i stället. Då har vi total kontroll över att det sköts på helt rätt sätt.

  5. Göran Lundholm Lunwo HB

    Hej Stefan,
    väldigt, väldigt tråkigt det här, själv har jag mötesbokat i 5 år ofta med tydligt bra resultat.
    Jag går in med glädje på morgonen till jobbet och vet att jag har flera spännande samtal att vänta under dagen. Har en boknings rate på 25 – 50 % beroende på hur mycket tid som läggs ner på uppdraget.
    Lyssna av klienten och lägg samtalet på klientens villkor – var seriös med glimten i ögat. (hur nu det ska förmedlas på telefon

    Med vänlig hälsning
    Göran Lundholm
    Mötesbokare BtoB

    1. Stefan Post author

      Låter som att du skulle kunna vara ett bra alternativ. Det handlar ju till syvende och sist om hur seriös man är som mötesbokare.

  6. Dag

    Läste precis detta! Du måste förhoppningsvis haft extrem otur med valet av mötesbolag.. Hur mycket fick Du betala per inbokat möte?

    Stå på Dig

    1. Stefan Post author

      Kan vara så och jag hoppas det! Förutom en liten set up så var det 1 600 kr per möte. Men, det är utagerat numera, fick tillbaka en del av pengarna efter en del bråk…

  7. Håkan

    Hej,
    Ja, ”man ska aldrig köpa grisen i säcken”….lr vad är det man säger? Tyvärr är det väl så att många i branchen kör just med tveksamma sätt att ta betalt för sina tjänster. I alla fall inget som automatiskt styr mot en kvalitetmärkning. Själv kör jag ensam. Mina kunder bokar upp en testvecka. Är testet lyckat bokar man upp fler veckor. Debiteringen sker hela tiden efter timtaxa motsvarande en inhyrd konsult ifrån något rekryteringsbolag. Det vill säga, man vet vad det kommer att kosta eftersom det kostar motsvarande som att hyra in någon för en vecka. Lönsamheten hänger således ihop med att ha långa och återkommande uppdrag snarare än att bara ”kränga in” så många uppdrag, bokningar som det bara är möjligt.
    Tråkigt med oseriösa bolag som ni råkat ut för, men desto bättre för oss eftersom vi jobbar med vårt varumärke varje dag. Vi är ju själva just varumärket.
    Mötesbokning är en del av vår verksamhet, rådgivning en annan.

    Välkommen att ta kontakt med oss – det kostar aldrig våra kunder mer än ett samtal!

    Med vänliga hälsningar

    Infomera.se

    1. Stefan Post author

      Håller med – problemet sitter delvis i affärsmodellen. Att som du ta betalt per timme är ett mycket bättre sätt. Förutsatt såklart att du lyckas få till bra möten på ett seriöst sätt.

  8. Marcus

    Prova Element (www.element.se). Låter som det skulle kunna passa er komplexa produkter.